“Kommunikationsrådgiver Signe Bonnén tilrettelagde på professionel vis en proces, hvor vi systematisk fik styr på, hvordan vi kunne ændre vores breve, så landmændene ret faktisk kunne forstå og handle på brevets indhold – samtidig med, at styrelsens jurister og fagfolk kunne stå inde for indholdet.” Sidsel Addington, kommunikationschef i Fødevarestyrelsen.

En direkte feedback fra landmænd, gjorde breve fra Fødevarestyrelsen mere forståelige.

Når landmænd modtager breve fra Fødevarestyrelsen, skal de kunne forstå dem. Derfor var det oplagt at stå tidligt op, for at ringe til de landmænd, der havde modtaget brevene, for at spørger dem: ”Forstår du, hvad der står i brevet?”. Svaret var nedslående.

Fødevarestyrelsens breve var nemlig stort set uforståelige for de landmænd, der skulle modtage de vigtige informationer om lovgivning og fagligt stof. Det betød manglende viden, men måske endnu værre: Det skabte modstand og afstand mellem landmændene og Fødevarestyrelsen. Noget måtte gøres.

Evaluering af myndighedsbreve

Landmænd fik tilsendt to versioner af samme brev. Den første version blev først læst og evalueret af landmændene, som efterfølgende gav direkte feedback på ordenlyden i breve, mens jeg havde dem i telefonen. En revideret og gennemskrevet version af brevet blev derefter læst og evalueret. Resultatet var ikke overraskende – den originale version var vanskelig at forstå. 
Den reviderede udgave benyttede sig derimod mere af landmændenes begreber, og det faglige indhold var derfor til at forstå. Projektet med forbedring af brevene til landmændenes gav Fødevarestyrelsen blod på tanden, og det blev startskuddet til en revision af hundredvis af brevskabeloner.

Der skal være bedre breve

Standardbreve lever ofte et liv, der er usynligt for direktion og ledere, men breve er et vigtigt og direkte kommunikationsmiddel, som har stor betydning for modtagers relation til afsender. Da kommunikationsafdelingen tog fat i de breve, der bliver sendt til landmændene, fik det opmærksomhed hos ledelsen. Derfor blev der igangsat et projekt om at ændre på skabelonerne til standardbreve.

Kommunikations i at skrive bedre breve

Faglige medarbejdere (dyrlæger, jurister mm.) kom på to kursusdage, hvor de fik kompetenceløft og samtidig arbejdede med at revidere brevene. Dette arbejde blev projektledet af kommunikationsafdelingen i samarbejde med mig som ekstern underviser og kommunikationsrådgiver. Når undervisningen og implementeringen foregik samtidig, sikrede det at brevene levede op til de kommunikations- og veterinærfaglige samt juridiske krav.

Forståelige myndighedsbreve

Kommuner og styrelser skal ofte skrive breve (på mail eller i e-boks), men bliver de forstået af modtageren? Og bliver der handlet på dem? Jeg kombinerer kommunikation, retorik og adfærdsdesign til at skrive breve, som både kan forstås og der bliver handlet på. Kontakt mig for et uforpligtende møde.

“Da vi først havde indset, at vi skulle gøre noget ved vores breve til bl.a. landmænd i Danmark, hentede vi Signe Bonnén ind.”

– Sidsel Addington

Kommunikationschef i Fødevarestyrelsen