Sproggartnere
Giv jeres skriftlige kommunikation et løft med Sproggartnerkurset! Her får I konkrete værktøjer til at skrive klart, levende og målrettet, så jeres budskaber kan forstås og modtageren kan handle.
Bedre Breve til borgere
Bedre breve er mere effektive og styrker relationen mellem afsender og modtager
Klar kommunikation mellem myndigheder og borgere kan være udfordrende, og mange medarbejdere oplever ikke de har de skriftlige kompetencer og bruger derfor al for lang tid på at skrive breve til borgere.
I et skræddersyet træningsforløb med fokus på at skrive bedre breve, der er lette at forstå og med et klart handlingsperspektiv, uanset om det handler om at informere om møder, deadlines, eller nødvendige handlinger som fx udfyldelse af skemaer, vil man kunne styrke medarbejderne kompetencer samtidig med at brevskabelonerne bliver opdaterede.
Breve mellem myndighed og borger er i flere tilfælde længere korrespondancer, og derfor skal man have fokus på at inddrage et relationsskabende perspektiv. Breve skal ikke blot informere, men også opbygge en respektfuld og ordentlig relation mellem myndighed og borger. Når medarbejderne forstår, hvordan deres ord kan påvirke borgerens oplevelse, vil de kunne forme kommunikationen på en måde, der skaber tillid og respekt for de roller afsender og modtager har i kommunikationen – samtidig med at brevene bliver lettere at forstå, borgere overholder deadline og der kommer færre klager.
Ved at investere i træning af medarbejderne kan man skabe en kultur, hvor borgernes perspektiv kommer naturligt i centrum.
Har I brug for hjælp med at forbedre jeres breve, så den ikke blot er effektiv, men også respektfuld og indbydende, så kontakt mig.
”Brevene bliver lettere at forstå, borgere overholder deadline og der kommer færre klager.”
4 vinkler til breve sikre effektivitet og handling
Træning i at skrive bedre breve hjælper medarbejdere med at kommunikere præcist og effektivt. Der er 4 vigtige indholdskomponenter til et kursusforløb i at skrive bedre:
- Lette og forståelige breve – lette og forståelige breve med korte og aktive sætninger, så indholdet er nemt at læse for alle borgere (jf sprogteori).
- Handlingsorienterede – med fokus på at borgeren forstår, hvad der skal gøres eller handles på, og så borgeren overholder deadlines. Hvilket både handler om skriftlighed og om opsætning af brevene (jf teori om adfærdsdesign).
- Modtagerorienterede – handler om at få budskabet og rækkefølgen af information skrevet så det er målrettet til borgeren, modsat afsenderorienterede eller kronologisk opbyggede breve (jf kommunikationsteori).
- Mestering og lyst til handling – mange myndighedsbreve har stor betydning for borgernes liv, derfor er det vigtigt at brevene er skrevet, så borgerne oplever de bliver talt til og ikke talt ned til, dermed at brevene lægger op til mestring af eget liv (jf. selvbestemmelsesteori om motivation).
Brevskabeloners styrke – og fælder
Mange organisationer har brevskabeloner til mange typer af breve. Det hjælper medarbejderne med at skrive breve hurtigt og effektivt, samtidig med at der kommer en mere ensartet tone-of-voice i brevene. Men mange erfaringer viser at skabeloner har det med at gælde for længe – uden at blive vedligeholdt og justeret (udover det juridiske) – det vil sige at virksomhedens tone-of-voice lyder som om at virksomheden ser hvad klokken er på bornholmeruret. Mange breve bliver derfor nogle medarbejderne enten lever med som et levn fra tidligere tider eller også skriver de egne versioner og har egne skabeloner liggende. Det betyder at effektivitetsgevisten forsvinder og at paragrafferne ikke nødvendigvis bliver opdateret.